Электронная отчетность: кто сдает, для чего и как

В 2022 году вступили в действие новые правила сдачи бухгалтерской отчётности. Теперь компаниям и ИП не нужно лично посещать налоговую инспекцию и пользоваться услугами Почты России. Потому что отчётность, представленная в электронном формате, отправляется через Интернет, прямо из офиса, что предполагает наличие компьютера, соответствующего минимальным техническим требованиям, в том числе, касающихся операционной системы. А ещё для подачи отчётов онлайн требуется электронная цифровая подпись, которая сейчас тоже выдаётся по новым правилам.

 

Кто должен отчитываться онлайн?

Когда речь заходит о сдаче отчётности в электронном виде, то это предполагает сдачу бухгалтерских отчётов, которые обязаны предоставлять хозяйствующие субъекты в территориальную налоговую инспекцию. К примеру, это может быть годовая бухгалтерская отчётность или декларация по НДС. Сейчас это требование касается и субъектов малого бизнеса, вне зависимости от того, в каком виде по закону они обязаны вести бухучет – в полном или сокращённом. Предоставление отчётности в электронном виде – это обязанность и тех компаний, которые должны составлять промежуточные и годовые отчёты. Крупные налогоплательщики (юридические лица и ИП) со среднесписочной численностью работников более 100 человек сдают отчётность исключительно в электронном формате.

 

Способы сдачи бухотчётности в режиме онлайн

Собственно, способов всего два: бесплатный и платный. Первый предполагает использование порталов и сервисов госорганов. Например, это хорошо известный всем сайт ФНС. В данном случае, все финансовые затраты сводятся к выпуску квалифицированной ЭЦП в удостоверяющем центре ФНС. Примечательно, что сервисы госорганов не так просты в использовании, а технической поддержки можно и не получить!

Для начала необходимо пройти регистрацию и понять, по какому именно принципу работает сервис. Не исключено, что придется скачать дополнительный софт. Но основные сложности возникают при заполнении всех необходимых форм. Понятно, что делать это нужно правильно, и самое обидное, что подсказать некому!

 

Поэтому, при отсутствии нужных навыков и знаний, и особенно при отсутствии желания их приобретать, имеет смысл заключить договор с оператором ЭДО (электронного документооборота) или с его партнёром. Это даст возможность для получения единого программного обеспечения, специально предназначенного для подготовки и отправки бухгалтерской отчётности через Интернет. Примечательно, что бухгалтер компании может заниматься подготовкой отчётов, используя те программы, с которыми он привык работать. А потом готовая отчётность просто подгружается в сервис для отправки в налоговую. В таком случае потребуется ЭЦП для руководителя, а также доверенность для того лица, которое отвечает за проверку и сдачу отчётов.

 

Электронная цифровая подпись – современный способ завизировать документ

Существует несколько видов ЭЦП, у каждой из которых – свои возможности. Для бизнеса, который предполагает решение многих вопросов, включая и отправку отчетности в режиме онлайн, требуется наличие квалифицированной электронной подписи. Она отличается максимальной надёжностью, а по вопросу ее получения принято обращаться в ФНС или удостоверяющий центр, являющийся «доверенным лицом» ФНС.

Стоит отметить, что с удостоверяющими центрами все не так просто, потому что они проходят жёсткую проверку и получают разрешительные документы на ведение заявленной деятельности ни где-нибудь, а в ФСБ! При условии обращения в подобный центр суть его работы заключается в приеме документов, их проверке, выдаче сертификата подписи и закрытого ключа. Причём информация о сертификате передается в Единый госреестр.

 

Наличие квалифицированной ЭЦП даёт возможность решить множество бизнес-вопросов, включая те, что связаны с онлайн-кассами, государственными сервисами, отчётностью и пр. Чтобы взломать такую ЭЦП, требуется приложение колоссальных усилий со стороны заинтересованных лиц. Тем не менее, владелец квалифицированной ЭЦП должен каждый год перевыпускать сертификат, что делается путём обращения в удостоверяющий центр. Это необходимо для безопасности. Чтобы нормально работать с квалифицированной ЭЦП, начиная с 2022 года, помимо сертифицированного токена требуется криптопровайдер КриптоПро CSP. Он приобретается у официальных дистрибьюторов КриптоПро и устанавливается на рабочий компьютер. Кроме того, ФНС планирует в обозримом будущем внедрение «облачной» КЭЦП с DSS-сертификатом, что даст возможность ставить свою подпись, находясь в любой точке Земли!

 

Как сдать отчётность через сайт ФНС

Через сайт Федеральной налоговой службы можно сдавать, как налоговую, так и бухгалтерскую отчётность. Для этого требуется наличие квалифицированной ЭЦП и спецпрограммы, необходимой для «упаковки» документов. Данный способ предоставления отчётности подходит для компаний и ИП, но не для всех, а только тех, в отношении которых применяются специальные налоговые режимы. Субъекты бизнеса, не подходящие под условия, пользуются услугами операторов ЭДО. Помимо этого, к компьютеру тоже предъявляются определенные требования.

 

Алгоритм действий выглядит так:

  1. Зарегистрироваться на сайте ФНС, заполнив соответствующий профиль. Это предполагает внесение сведений о владельце ключа ЭЦП.
  2. Активировать электронную почту и зарегистрировать сертификат ЭЦП. Когда регистрация полностью завершится, абоненту будет присвоен идентификатор, который необходимо отобразить в разделе сайта «Сведения об организации».
  3. Подготовить отчет, что можно сделать, используя свою программу или «Налогоплательщик ЮЛ». Отчёт перед сдачей следует зашифровать в соответствии с требованиями ФНС, и подписать квалифицированной ЭЦП. Данная процедура называется «упаковка в транспортный контейнер».
  4. Загрузить файл на сайт ФНС через сервис сдачи отчётности.
  5. Следить за изменением статуса документа.

 

Почему использование специальных сервисов – в приоритете?

Использование сайта ФНС для подачи отчётов имеет свои преимущества и недостатки. К примеру, это даёт возможность сдать практически всю отчётность, не неся никаких финансовых расходов. И для этого требуется лишь наличие квалифицированной ЭЦП и средства криптозащиты. Но через портал ФНС нельзя сдавать декларации по НДС и предоставить отчётность в прочие госорганы. Этот вариант совершенно не годится для бухгалтеров на аутсорсе и крупных бизнесменов!

Кроме того, пользователю придется самостоятельно решать вопросы, связанные с регистрацией, подготовкой отчёта, который уходит к адресату автоматически, без предварительной проверки. Из-за малейших ошибок в отчете пользователь получает отказ в его приеме.

 

Плюс к этому, программа «Налогоплательщик ЮЛ» нуждается в периодическом обновлении. Вот почему все большее число представителей всех форм бизнеса предпочитают пользоваться услугами операторов ЭДО. А для работы с ними тоже нужна электронная цифровая подпись. Стоит отметить, что подключение к некоторым сервисам способствует бесплатному и беспроблемному ее получению. К примеру, ЭЦП получают, подключив сервис Контур.Экстерн. В данном случае, лицензия КриптоПро вшивается в ключ ЭЦП, а это значит, что её не требуется приобретать отдельно! Если у клиента уже есть электронная цифровая подпись необходимого уровня, то повторное ее получение не требуется.

 

Лучшие сервисы для предоставления бухгалтерской отчётности в онлайн-режиме

Бухгалтерская отчётность представляет коммерческую тайну. Поэтому, необходимо внимательно относиться к выбору оператора ЭДО. Перечень организаций, предоставляющих специальное программное обеспечение для отправки отчётности и дополнительные услуги, есть на сайте ФНС. Что касается тарифов, условий и функционала, то такую информацию можно найти на официальных сайтах операторов ЭДО. Нельзя сказать, что их слишком много, но лидирующие позиции занимают следующие сервисы:

  1. Контур.Экстерн. Его разработчик – компания СБК Контур. Сервис даёт возможность сдавать отчёты не только в ФНС, но и в другие госорганы, для чего требуется наличие квалифицированной электронной подписи. Контур.Экстерн не нуждается в установке и обновлении, и у него есть пробный бесплатный период (3 месяца). Сервис отличается расширенным функционалом. К примеру, он может выполнять проверку контрагентов и извещать о необходимости сдачи отчётов.
  2. Астрал Отчёт 5.0. Мультифункциональный сервис без пробного периода. Подходит для ИП и юридических лиц вне зависимости от выбранной ими системы налогообложения. Позволяет сдавать отчёты в налоговую, Росстат, ПФР и другие госорганы. Даёт возможность работать с электронными больничными листами и трудовыми книжками без использования дополнительных модулей.
  3. Taxnet. Позволяет осуществлять отправку отчётов по нескольким направлениям. При этом документы можно создавать прямо в программе, а также редактировать загруженные. Сервис относительно недорогой, а в годовую стоимость использования входит создание ЭЦП и токена для нее.
  4. БухСофт. Ещё один мультифункциональный сервис, который помимо возможности отправки различных отчётов в госорганы позволяет пользоваться дополнительными услугами. К примеру, это – электронный документооборот, справочная система и междокументальные проверки. Отличается простотой использования при наличии готовой ЭЦП.
  5. СБИС. Это – сервис от крупной бухгалтерской компании, использование которого позволяет предоставлять в режиме онлайн любые отчёты, в том числе, в Центробанк и Миграционную службу. Подходит для бизнеса любых масштабов, потому что функционал определяется пользователем самостоятельно. Отсутствие бесплатного периода – не единственный его недостаток, потому что аккаунт СБИС – платный, и его наличие обязательно при подключении любого тарифа.

 

Работа с операторами ЭДО на примере Контур.Экстерн

Благодаря этому популярному сервису, можно предоставить отчёты в контролирующие органы. Чтобы начать работать с ним, потребуется ЭЦП, которую клиенты получают при подключении сервиса. Настройка Контур.Экстерн производится в автоматическом режиме, через диагностический портал. Все, что нужно сделать пользователю – ввести данные о себе (для ИП) или своей компании (для ЮЛ). Для этого достаточно только ИНН! Потому что все прочие сведения автоматически подгрузятся из ЕГРИП. Отчёты заполняются в несколько действий:

  1. Выбрать орган, в который требуется предоставить отчёт.
  2. Подобрать нужный способ подготовки, то есть, заполнить имеющуюся форму или загрузить готовый отчёт. После того, как форма заполнена полностью, нужно нажать «Сохранить и закрыть».
  3. Сервис самостоятельно проверяет каждый отчет. При условии обнаружения ошибок, они либо исправляются, либо игнорируются.
  4. Готовый отчёт отправляется путем нажатия кнопки «Перейти к отправке», но перед этим его нужно заверить ЭЦП.
  5. Ожидание приема отчётности ФНС. Пользователь получает уведомления от сервиса обо всех этапах.

 

Все отчёты, отправленные когда-либо через сервис, сохраняются. И их можно скачивать с целью использования в качестве основы при подготовке новой отчётности.

 

Предоставление бухгалтерской отчётности через оператора ЭДО тоже имеет, как положительные, так и отрицательные стороны. Сервисы – платные, но они обладают расширенным функционалом. Но зато работа с оператором ЭДО решает многие больные для каждого бухгалтера вопросы, и самое главное – даёт возможность предоставлять корректную отчётность в контролирующие органы точно в срок, производить сверку с ФНС и вообще – быть в курсе всех обновлений.

Выбирая сервис, имеет смысл многократно проверить его надёжность и степень защищённости. Для этого часто используют отзывы из Интернета, в которых по понятны причинам отображена противоречивая информация. Оператор ЭДО обязательно должен входить в перечень, представленный на сайте ФНС!

Оставить комментарий